01102024 | Referat | Bestyrelsesmøde i Gårdlavet

Brandvarmt emne: Oprydning af legetøj

-        Noget mere organisering: kasser, fælles oprydning,

Fælles arbejdsdag i gårdlavet præmisser

-        Plan for dagen

o   Tidsrum

o   Konkrete opgaver

o   Kaffe og kage

-        PR

-        Maling

Aktiviteter i gården

-        Bordtennisbord

-        Huller til badmintonnet

-        Finansiering af forsøgsprojekt ved fondssøgning: Claus har aftalt en gårdvandring med legepladsekspert, hvis vores gård kan blive en skabelon til andre gårde, kan vi måske søge nogle fonde.

-        Sammentænkning med det grønne

Hjemmeside

-        Bjørk tager fat i Ruth for at få kodeord

17.000 kroner til rådighed

Kontaktliste

13082024 | Referat | Bestyrelsesmøde i Gårdlavet

Forventningsafstemning

-        Plan for vedligeholdelse

-        Mere for unge og voksne

o   Træningsfaciliter: badmintonbane, bordtennisbord, plads til yogamåtter, slagline mm. – ’sportsterrasse’ Hverdagsmotion’

-        Flere spiselige planter

-        Større forbundethed i gården

-        ”Vi skal ikke gå med små sko”

-        At invitere planter og insekter ind i gården og skabe flere rum i

-        Tre hovedpunkter:

1)     Vedligehold

2)     Aktivitetsfaciliteter for unge og voksne

3)     Beplantning og små udendørsrum

-        ”Svar inden klokken 16”

Hvad skal der laves?

-        Vedligeholdelsesplan – Tino og Karsten

o   Bordbænkesæt skal have skiftet planker

o   Cykelskurene

-        Mere grønt ved TBG 1-2 – Stefanie

-        Aktiviteter for - Claus og Bjørk

Konstituering

-        Forperson: Stefanie

-        Næstforperson: Tino

Inden næste møde

-        Claus og Bjørk kigger på aktivitetsrum

-        Stefanie kigger på grønt

-        Karsten og Tino kigger på vedligehold

Næste møde

-        Tirsdag d. 17. september: 18:30

Møde i Gårdlaugets bestyrelse, 14. april 2024, kl. 10 i gården

Til stede: Amelie, Marie, Ruth

Dagsorden

1. Godkendelse af dagsorden

2. Status på overdragelse til Aurora-administration

3. Status plantekasser

4. Opfølgning terrasse ved Amerikavej 4-6

5. Opklarende spørgsmål vedr. systemnøgler (pris, betaling)

6. Generalforsamling

7. Sand til sandkassen

8. Maling af porten

9. Evt.

Ad 1. Godkendt

Ad 2.

• Marie oplyser, at hun har talt med gårdens kontaktperson hos Aurora, Lotte. Lotte bekræfter at hun har modtaget alt det materiale, hun skal bruge, og afventer nu godkendelse fra banken for at blive godkendt og få adgang (sendt 2. april, tager et par uger).

• Vi skal fortsætte med ekstern revisor. Marie har skrevet til vores revisor John og fortalt ham, at regnskabet ligger klar. Marie sender revisorens information til Aurora.

• Aurora foreslår at afholde generalforsamling i slutningen af maj, fx uge 22. Vi satser på 28. maj – indkaldelse 4 uger før, dvs. 30. april kl. 18.

• Marie undersøger, om vi kan booke festlokalet.

• Marie anbefaler den kommende bestyrelse at ringe til Aurora (i stedet for at vente på skriftligt svar) og bede om at få talt med Lotte for at følge op på mails.

Ad 3.

• Amelie har fordelt plantekasser og sat nummer på alle plantekasser. Der er 11 kasser i alt, 2 til skolen og resten til gårdens beboere. Det gik nogenlunde op, så både de nye og de gamle fik kasser (Amelie trak sig for at give plads til de andre). Amelie har forberedt et regneark med en oversigt, som hun uploader i Pumble.

• Samtidig har Amelie skrevet til de tidligere brugere (som ikke fortsætter) og givet dem mulighed for at redde deres planter til og med denne weekend. De nye brugere må gå i gang på mandag.

• Ruth skriver på Facebook i begge grupper (gården, plantekasser) og oplyser om processen.

Ad 4.

• Bestyrelsen ved Amerikavej 4-6 ønsker at terrassen foran stuelejligheden bliver et fælles areal og vil gerne have et afklarende møde med Gårdlauget og gårdmanden.

• Ruth skriver til formanden og foreslår et møde i den kommende uge (eftermiddag) med Marie og Ruth og deres bestyrelse. Det er vigtigt at det er helt tydeligt for alle involverede, hvad der er gårdlaugets ansvar og hvad bestyrelsen selv skal stå for, også økonomisk.

Ad 5.

• Der skal bestilles flere systemnøgler til gården.

• Prisen pr. nøgle er 337 kr. og skal indbetales direkte til Gårdlaugets bankkonto (reg. 3001 og kontonr. 10698553).

• Ruth skriver til bestyrelsen i T2 og spørger, om de foretrækker at bestyrelser, der vil købe et større sæt nøgler, køber direkte fra dem eller om de ønsker at det skal gå gennem Gårdlauget.

Ad 6.

• Se punkt 2.

• Ruth begynder at arbejde på forpersonens beretning.

• Marie spørger Aurora, hvad der sker, hvis der ikke er nok nye kandidater, der melder sig. Aurora kan evt. skrive ud til alle foreningerne og bede dem om at tage stilling til indstilling af kandidater.

Ad 7.

Der er kommet en forespørgsel pr. mail, om vi vil sørge for udskiftning af sand i sandkassen. Svaret er at det må blive efter generalforsamlingen, da vi ikke kan nå det før. Ruth svarer.

Ad 8.

Der er kommet en ny forespørgsel fra Mads om fælles maling af facader og porte på Vesterfælledvej. Der er interesse for, at Gårdlauget deltager mhp. at få malet den grønne port ved Vesterfælledvej 7.

Der er fortsat ikke økonomi til det. Vi anbefaler at Mads kontakter den nye bestyrelse efter generalforsamlingen mhp. eventuel fremtidig planlægging/koordinering.

Ad 9.

a. Vanding:

• Vores gårdmand Stefan har bestilt vandslanger og målere.

• Vi mangler at spørge foreningen på Vesterbrogade 139, om vi må tappe vand fra deres hane, hvis vi etablerer målere. Ruth kontakter dem.

• Der er grønt lys fra Maries forening, så vi må etablere en måler og tage vand fra deres vandhane.

• Marie tjekker lige det konkrete vandingsbehov hos Gårdmanden. Det kan være at vi skal have meldt ud på facebook, at vi har brug for beboere, der kan stå for vanding ved tørke (ca. 2 gange om ugen, hvis det ikke regner).

b. Biodiversitet:

• KK har en ny pulje til august. Ruth lægger det op på Facebook og kontakter også de to beboere, der tidligere har henvendt sig og tilkendegivet deres vilje til at hjælpe med at få skrevet en ansøgning.

• Nordeafonden har tidligere haft puljer – det anbefales at følge med, om der evt. kommer en ny pulje, som støtter biodiversitet.

Til stede: Karsten, Amelie, Peter, Marie, Ruth

Referent: Ruth

Dagsorden

1. Godkendelse af dagsorden:  godkendt

2. Status ny administrator: Hvor langt er vi, hvad mangler vi, hvad er tidsperspektivet?

Den kommende administrator spørger til de fem seneste regnskaber, Marie har modtaget tre regnskaber fra vores revisor (endnu ikke 2023, men 2022, 2021, 2020) og har videresendt dem til Gårdlaugsmailen. Vi starter med at sende de tre vi har og eftersender 2023 og 2019. Ruth skriver til Ingerlise og spørger efter regnskabet fra 2019. Marie sender en mail til administrator med de eksisterende regnskaber.

Den nye administrator skal have adgang til vores konti og evt. kort.

Nuværende bogholder og revisor skal opsiges; Marie skriver til dem og forhører sig. 

Regnskabet for 2023 skal desuden også være færdigt tidsnok ift. generalforsamling – Marie spørger bogholder, om hun kan komme med en dato.

Peter samler op ift. mails og videresender efter mødet, så Marie og Ruth kan tage over og drible videre.

3. Mulige datoer for generalforsamling

Vi beslutter at arbejde ud fra den 24. april som intern, tentativ dato, som vi også kan melde ud til administrator mhp. forventningsafstemning.

4. Indkomne mails

Biodiversitetspulje: To beboere fra gården (Amerikavej 20A og Amerikavej 16) har henvendt sig og forhørt sig ang. en ny ansøgning (vi fik jo desværre afslag på den sidste). Ruth har svaret at ingen i bestyrelsen i øjeblikket har det overskud, der skal til for at skrive en ny ansøgning, og foreslået at de to beboere evt. kunne skrive et udkast, som Ruth gerne vil sende på vegne af Gårdlauget.

Vi vil gerne sende interessenterne et par eksempler på tidligere ansøgninger, som vi havde succes med, og foreslår sparring, hvis de er villige til at stå for selve ansøgningen.

Gårdlaugets medlemmer fremsender tidligere ansøgninger til Ruth på gårdlaugsmailen.

Cykler i Lillegård: Gårdlauget har modtaget en henvendelse (inkl. fotodokumentation) fra en beboer, som gør opmærksom på, at cykelforretningen Vesterbrogade/Vesterfælledvej opbevarer cykler i Lillegård. Ruth skriver til cykelforretningen, at gården ikke må bruges som fast opbevaringssted/lager for cykler i erhvervsøjemed, men at det er ok at have et par cykler stående i dagtimerne, mens de venter på at blive repareret.

5. Nøgler

Marie skriver til Ann Karina Farsig og bestiller 5 nøgler, som Ruth får til opbevaring. Marie sender oplysninger om pris til bogholder, så vi kan få betalt regningen.

6. Eventuelt

Marie foreslår, at vi skriver en opsamlende mail med en evaluering af sæsons snerydning til Snevagten. Umiddelbart er vi ikke imponerende: De glemte Lillegård, saltede ikke nok, blev ved med at have problemer med at komme ind i gården, selv om koden har virket upåklageligt… Ruth skriver et udkast og sender det rundt til kommentering. Ruth har i øvrigt sendt en nøgle til Snevagten, da de blev ved med at berette om problemer med koden.

Ruth har tidligere sendt et udkast til en tekst, som vi skal bruge for at rekruttere nye medlemmer til Gårdlauget. Der er ikke kommet feedback fra Gårdlaugets medlemmer, og der er enkelte, der slet ikke har modtaget teksten. Ruth sender linket rundt igen.

Til stede: Peter, Karsten, Ruth, Marie, Amelie

Referent: Ruth

Dagsorden

1. Godkendelse af dagsorden: godkendt

2. Nykonstitiuering af bestyrelsen: Mirella (forperson) fraflyttede gården i december og er dermed udgået af bestyrelsen iflg. vedtægterne. Bestyrelsen har d.d. nykonstitueret sig således:

 Forperson: Ruth

 Kasserer: Peter

 Sekretær: Marie

 Ordinære medlemmer: Karsten, Amelie

3. Indgåelse af kontrakt med administratorfirmaet Aurora Administration ApS.

Baggrunden for indhentelsen af tilbuddet er, at gårdlauget ønsker rådgivning og understøttelse ift. formalia, bogføring, abonnementsaftaler, forsikringssager, betaling af udgifter, opkrævning af kontingenter, indkaldelser til generalforsamlinger, juridiske forhold, behandling af eventuelle klager, henvendelser fra myndigheder, digitalisering af gårdlaugets dokumenter m.m.

Omkostning: 5.000 kr. eks moms pr. kvartal, dvs. 20.000 kr. eks moms pr år.

Ved indgåelse af kontrakt skal nuværende bogholder opsiges.

Bestyrelsen beslutter at takke ja til tilbuddet og indgå kontrakt med Aurora Administration ApS.

Peter skriver til firmaet og sætter processen i gang. Så snart kontrakten er underskrevet, opstarter vi samarbejdet med overdragelse af dokumenter, kontaktoplysninger m.m. og planlægning af den kommende ekstraordinære eneralforsamling.

4. Ekstraordinær generalforsamling mhp. nyvalg til bestyrelsen: Tre medlemmer af den nuværende bestyrelse ønsker at udtræde af bestyrelsen af private årsager. Der skal derfor hurtigst muligt indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling med henblik på nyvalg.

Bestyrelsen går i gang med et opslag, som opridser opgaverne og informerer om det kommende nyvalg. Opslaget skal herefter deles via hjemmesiden og Facebookgruppen, så andelsforeningerne kan begynde at gå i tænkeboks og starte dialogen om opstilling af egnede kandidater.

5. Amerikavej 4-6 har henvendt sig mht. nedrivning af resterne af det røde hegn og plantning af bøgehæk. Peter laver et udkast til et forslag, som tager højde for den tunge trafik i denne del af gården. Alt efter hvad der ønskes, indhenter Ruth derefter tilbud fra Københavns Ejendomsservices anbefalede elektriker om nedrivning af hegn. Gårdmanden vil i givet fald selv kunne stå for plantning af bøgehæk à 39 kr. pr styk og flytning af brombærbuske og clematis.

6. Eventuelt:

a. Nøgle til skraldemændene: Renovationsfirmaets nøgle er i stykker. Marie får en ny nøgle på torsdag og taler med Stefan om overlevering af nøglen og betaling af regningen.

b. Storskraldsrummet er proppet: Ruth skriver til Stefan.

Gårdlaugsmøde 25-10-2023 kl 19.15

Deltagere: Peter, Mirella, Marie

1: Snerydning

● Vi fortsætter med det firma vi havde sidste år

2: Opdatering på lys

● Gårdlauget har haft et eksternt elektriker firma ude for at tjekke op på de problemer der var med lyset i store gård

● Problemet var at lyset kortslutter i store gård pga at ledningerne blev fugtige

● Elektrikerne der har opsat lamperne har derefter trukket nogle nye ledninger og lagt gele ind som skulle forhindre at det kortslutter fremadrettet.

3: Administration - opdatering

● Tilbud på administration hjælp til gårdlauget

● Der er luft i budgettet til det

● Omfang af ydelser: mail/kontakt med medlemmer, hjemmeside, bogføring, økonomi, årsregnskab, indkaldelse/ afholdelse af generalforsamling, bestille håndværkere mm

● Alle bestyrelsesmedlemmer er enige om at det vil være en stor hjælp for gårdlauget og vedtager at få sat dette i gang.

4: Biodiversitetspuljen og afslutning inden 1. dec.

● Krav om afrapportering på puljen vi fik i foråret.

● Marie og Amelie afrapporterer inden deadline.

6: Grafitti og forskellige tilbud

● Porten over mod Netto og hegnet på samme side er blevet malet med graffiti

● Fra mail: Jeg kan se at maleren i tilbuddet har vurderet prisen til at være 8.500 kr. ex. moms for begge indgangspartier. Jeg tror den billigste løsning er at male over. Alternativt kan Gårdlauget måske indkøbe maling og arrangere en arbejdsdag?”

● Nyt tilbud til at fjerne graffiti via Gårdmanden koster 20.000 kr, hegn, låger, port - men det at fjerne det vil muligvis ikke være tilstrækkeligt (se pænt ud)

● Gårdlauget går videre med kontakten via Gårdmanden, for at få et tilbud på at få malet det hele.

● OBS: der er stor sandsynlighed for at der vil komme graffiti igen og det er noget Gårdlauget fremadrettet skal tage med i det årlige budget.

● Port og hegn er Gårdlaugets ansvar - graffiti på mure/vægge er foreningernes ansvar

7: evt.

● Mail om Ladcykler der fylder i cykelskurene:

- Gårdlauget skiller ikke mellem cykler, ladcykler, børnecykler, mm - alle må still deres cykler der hvor der er plads inde eller udenfor skurene.

- Løsninger med flere cykelskure vil være et større projekt, som vil kræve et særskilt budget.

● Gårdlauget er blevet gjort opmærksom på, at der er hængt sedler op på nogle ladcykler med besked fra Gårdlauget om at de ikke måtte stå hvor de står. Dette er IKKE sedler der er sat op af gårdlauget og man kan se bort fra disse beskeder.

● Blot til orientering: Gårdmanden sætter resten af bøge buskene i lille gård i løbet af efteråret, han gør det løbende når han har tid i sin normale arbejdstid

Nyt møde: 22/11 kl 19.00

Dagsorden møde tirsdag d. 26. Kl. 19.15

Deltagere: Mirella, Ruth, Peter

1: Status Lysprojekt

Afsluttet, installeret bi målere af el forbrug i store og lillegård

2: Status gårdmand/gartner

Plantet græs på tidligere boldbane, ….

3: Status biodiversitetsansøgning

Afsendt, Intet svar

4: Snerydning i gården

Undersøger tilsendt tilbud

5: Forslag om administrator

Vi undersøger tilsendt tilbud

6: Grafitti på port

Kontakter om gårdmand kan klare dette, ellers undersøger tilbud.

7: Nøglesalg

Undersøger forening Trøjborg 2 skal stå for salg af gårdnøgler fremadrettet

8: Sti/fliser ved lejlighed der skal have trappe ned i gården

Tilladelse af en enkelt flise sti i bredden fra gård udgang fra Amerika 24

9: Retningslinjer for beplantninger krukker/bede på gårdens arealer

Gårdlaug har det overordnet ansvar af beplantning, så alt beplantning skal følge lovgivningen

10: Evt.(edited)

De fleste nuværende medlemmer vil ved næste general forsamling trække sig fra bestyrelsen, så gårdlauget vil opfordre

alle der er interseret i gårds udvikling til at melde sig

næste møde vil være den 25/10 2023

Punkter fra Gårdlaugs mail:

1. Er der regler for brugen af bålpladsen?
Skolen spørger, om de må bruge bålpladsen og om vi har regler.

2. Smokey vil have nøgler til storskrald, men er storskrald egentlig også for erhverv? (virksomheder får ikke tildelt nøgle til storskrald. Der skal rettes henvendelse til gårdmand tirsdag og torsdag, til vurdering om man kan tillade hvad der må stilles i storskrald)

3. Andreas fra VFV 1A ønsker nøgler til porten. (henvist til Trøjborg 2)

4. Snevagten rykker for tilbagemelding fra os.

5. Mads (facadeprojekt) spørger, hvorfor vi mener at facaderens er ”out of scope” for Gårdlauget.

Gårdlaug møde 15/08/2023

Deltagere: Marie Hoff, Mirella, Ruth, Peter

Dagsorden er:

1: Siden sidste møde er der et par mail til behandling.

Forslag om oprydning/arbejdsdag i gården (legetøj og andet, der ligger og fylder)

Gårdlaug undersøger pris på legekasse til legetøj

Forslag om venteliste til plantekasserne

Efter henvendelse opretter og åbner vi en venteliste til plantekasse

Forslag vedr. forskønnelse af "pladsen" i gården ved nr. 16, 24 og Trøjborggade 7

Gårdlaug vil se på muligheden for at se på forbedringer, samt opfordre alle til at komme med konkrete forslag.

Besked: Er det tilladt at slå et privat telt op i haven?

Gårdlaug vi henstiller via website at man efter et døgn fjerner telt fra gården

Forslag om Ingen larm før kl. 8.00

Eftersom vi bor midt på Vesterbro, kan vi desværre ikke sørge for at der ingen larm før 8.00 i vores gård område. Vores gårdmand prøver altid efter bedste evne at begrænse støj før 8.00

Besked: Porten Trøjborggade lukker ikke helt.

Gårdlaug undersøger om det stadigvæk er aktuelt, Døren lukkede uden problem, så vi betragter det som et løst problem.

Mail: Tilbud facade rens

Rensning af facade er ikke en del af Gårdlaug ansvarsområde.

2: opdatering på lysprojekt:

Elektrikker og ny tømmer har været ude at inspicerer Lys projektet, Gårdlaug er meget fokuseret på at få udbedret og færdiggjort lysprojektet snarest muligt. Montering af lys fundament blevet gennemført.

3: Forespørgsel om at holde en vogn i gården i forbindelse med altanbyggeri:

Gårdlauget kan ikke give et klart svar, før der er flere informationer om størrelse og brugen af vognen.

4: Biodiversitetsansøgning:

Der er en sidste runde af biodiversitet ansøgning ved udgang august måned. Gårdlaug undersøger om der er muligheder i indsendt materiale til gårdlaug.

5: Evt:

Bøgehæk bliver påbegyndt plantning i september i storegård, og fortsættes i lillegård

Efter at der har været endnu en kedelig og unødvendig overfusning af vores Gårdmand, må Gårdlaug bede om man ikke skal henvende sig direkte til gårdmanden. Men derimod skal ALT henvendelse gå til Gårdlaug mail.

Gårdlaug sætter meget stor pris på alle dine fine og understøttende beskeder vi har modtaget, Vi siger tak herfra. Det er velmodtaget

Referat til ordinær generalforsamling 2023

Gårdlauget Amerikavej-karréen

Dato: Onsdag d. 14. juni 2023 kl. 18.30

Sted: Fælleslokalet, Amerikavej 14

Deltagere:

Alle bestyrelsesmedlemmer deltager

• Vesterbrogade 137

• Vesterbrogade 131-135/Amerikavej 2

• Amerikavej 4-6

• Amerikavej 12,14,16 og 24/Trøjborggade 7

• Trøjborggade 1-3 ABC

• Vesterfælledvej 7-7A

• Vesterfælledvej 5

Med mere end 60% deltager, er det derfor en beslutningsdygtig generalforsamling Indkaldt rettidigt den 16. maj 2023 via hjemmesiden og sendt til alle foreninger

Dagsorden

Valg af dirigent og referent

• John Larsen valgt til dirigent, enstemmigt vedtaget

• Marie Hoff valgt til referent, enstemmigt vedtaget

Bestyrelsens beretning (kortfattet)

Sanne (medlem), Laura og Sissel (suppleanter) valgte i løbet af året at trække sig fra bestyrelsens arbejde, hvorfor vi har konstitueret os igen, med de samme roller men med færre medlemmer.

Der blev afviklet 10 møder og en ordinær generalforsamling i 2022

Ordensregler: Ordensregler forbliver uændrede

Daglig drift og vedligeholdelse: KBH Ejendomsservice løser både gårdmand- og gartnerrollen, med primær gårdmand/gartner, Stephan, som kommer i gården hver uge, kender os og løser opgaverne rigtig godt.

Storskrald: Byttehylder er en succes, storskrald bliver ofte ikke sorteret korrekt, hvilket gårdmand bruger tid på at sortere og derfor ikke kan løse andre opgaver i gården. Opfordring til at sortere storskrald korrekt.

Grønt i gården: Biodiversitets pulje fra København Kommune i både 2022 og 2023, til at få flere blomster, grønt, insekter, og fugle i gården. Repræsentanter fra puljen har været på besøg og opfordret til at puljen kan søges igen. Puljen har også finansieret en biodiversitets workshop og plantekasser, som er med til at samle gårdens beboere.

Rotter: Problemer med rotter fra åbne rør ved Amerikavej 12, krævet to grave projekter for at stoppe problemet.

Lys/lamper i gården: Vi iværksatte i 2022 et projekt der skulle give lys i både store- og lille gård. Længerevarende problemer med lamper i gården, beslutning om helt nye lamper betød nedrivning af alt rødt hegn (noget mangler stadig), nye selvstående lamper og bøgehæk plantes i stedet for hegn. Lamperne kom op som planlagt, men støbningen til lamperne viste sig ikke at holde. Elektrikeren støber nye, og etablere lamperne på ny uden ekstra betaling. Pt er gården uden lamper igen, men de er på vej tilbage.

Årlig cykeloprydning: foretaget i 2022, igen efter sommerferien i 2023.

Arrangementer: Success med sociale arrangmeneter som Sankt Hans og Halloween, men Gårdlauget har ikke økonomi til det pt, så laver Sankt Hans uden omkostninger baseret på frivillige kræfter.

Kommunikation: Lancering af hjemmesiden, hvor alle referater og nyheder fra Gårdlauget lægges op. Hjemmesiden har en kontaktformular, som beboere der vil i kontakt med gårdlauget opfordres til at bruge. . Hjemmesiden virker efter hensigten. Gårdlauget modtager beskeder fra beboere, der skriver i tonefald, som kraftigt tyder på, at afsenderen har glemt, at det er rigtige mennesker i den anden ende – måske endda deres nabo. Ligeledes går brok over gårdlaugets arbejde udover gartneren og håndværkere i gården. Som beboer i gården er man altid i sin ret til at være uenig i bestyrelsens beslutninger, komme med forslag til ændringer eller komme med gode ideer til projekter, men uanset årsagen til en henvendelse, så gør det med respekt og en ordentlig tone!

Spørgsmål til beretningen:

• Spørgsmål til hvorvidt gårdlaugets bestyrelse skal bestå af et ulige antal medlemmer: Vedtægternes paragraf 15 forklare at forperson har ekstra stemme hvis lige antal stemmer i bestyrelsen, så det er ok at være lige antal medlemmer. Krav til bestyrelsesmedlemmer: 5-7 medlemmer.

• Spørgsmål til økonomi i biodiversitets pulje: Alt gartnerarbejde ifm projekt betalt af funding, betales ikke af gårdlaugets øvrige økonomi. Bekymring for om vedligeholdelsesopgaver nedprioriteres pga biodiversitets projekter, hvilket ikke er tilfældet da biodiversitetsopgaverne er “ekstra”.

• Beboere efterspørger maling af cykelskure: Gårdlauget har ikke penge til det pt, men der står maling opbevaret som måske kan bruges.

• Beboere er glade for biodiversiteten og for gartnernes arbejde. Gårdlauget opfordrer beboere til at komme med forslag til flere biodiversitetsprojekter til den del af store gård, hvor der ikke er lavet nye biodiversitets tiltag.

Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse

Ekstraordinære udgifter: Etablering af lamper står under passiver: Vedligeholdelsesplan - Lamper: 104.400 betalt, -70.856 afdrages løbende af foreningerne over de næste 5 år (ekstra PBS betaling månedligt).

Viceværtservice omlagt fra to services til én og samme service.

VVS og kloak: Dækker udbedringer efter rotteproblemer.

Gartnere: Faste ting ikke del af vicevært, ikke del af biodiversitetsprojekt.

Div. udgifter: Andet afdrag på etablering af legeplads som er besluttet i 2020 og afdraget i 2021 og 2022.

Budgetpost: Lamper i gårdlauget - betalt under passiver

Årets resultat/ Underskud: -34.071 kr skyldes problemer med rotter (VVS og Kloak budgetpost).

Gårdlauget lagt 38.661 kr ud ifm biodiversitetsprojekt, betales tilbage af Københavns Kommune senere.

Ny fordelingsnøgle for foreningerne: En forening har fået flere lejligheder i 2021, året efter (2022) skal fordelingsnøglen ændres, men ændres ikke i vedtægterne, da det kræver tinglysning, som er omkostningsfuldt. Under 1% ændring i fordelingstallet baseret på kvadratmeter indberettet i BBR. Aktuelle fordelingstal kommer på hjemmesiden hurtigst muligt.

Forslag fra beboere:

• At biodiversitetsudgifter fremadrettet står som separat udgiftspost, så penge bevilget, penge brugt og penge betalt fra puljen repræsenteres overskueligt i regnskabet.

• Forslag fra beboere: Tilføj noter til regnskabet næste år.

Regnskabet er enstemmigt vedtaget

Fremlæggelse af budget 2023 samt overslag over det kommende års udgifter og forslag om kontingentstigning til godkendelse

Ordinære kontingent hæves fra 431.689 kr til 486.000 kr - alt er steget med 5-10% pga inflation, samt forventning om flere udgifter til rotteproblemer.

Vicevært stiger til 280.000 kr

Snerydning / Saltning stiger til 50.000 kr

VVS & Kloak, Spulingbrønde stiger til 60.000

Bøgehæk starter implementering, 10.000 kr

Forslag fra beboere: Sociale arrangementer kan opkræve betaling ved deltagere til fx fastelavn.

Div. vedligehold: Træbeskyttelse til cykelskure: 10 år siden de sidst blev malet. Nuværende budget ikke tilstrækkeligt til maling af skure.

Ændring i budget: 5000 kr flyttes fra sociale arrangementer til div. vedligehold til maling af cykelskure, interesse for fælles indsats med at udføre malerarbejde i foreningerne.

Budgettet enstemmigt vedtaget

Forslag fra medlemmer og bestyrelse

Ingen forslag inden for fristen

Valg til bestyrelsen

Mirella Fruergaard (forperson) - på valg (ønsker at genopstille)

Ruth Horak (sekretær) - ikke på valg

Amelie Wahl (regnskabsansvarlig) - på valg (ønsker ikke at genopstille - ændret siden indkaldelsen)

Peter Yde Honoré Jensen (næst forperson) - på valg (ønsker at genopstille)

Karsten Lauritzen - ikke på valg

Sanne Loft - på valg (ønsker ikke at genopstille)

Marie Hoff - ikke på valg

Valg til suppleant

Laura Hasselberg - på valg (ønsker ikke at genopstille)

Sissel Lindhard Jørgensen - på valg (ønsker ikke at genopstille)

Amelie opstiller som suppleant

Ny bestyrelsesmedlemmer enstemmigt valgt:

• Mirella Fruergaard

• Ruth Horak

• Peter Yde Honoré Jensen

• Karsten Lauritzen

• Marie Hoff

• Amelie, suppleant

Valg af revisor

CBE Calculus Bogføring & Ejendomsadministration ApS - på valg

Fortsætter med regnskab, ikke årsregnskab (kræver revision)

Enstemmigt vedtaget

Eventuelt

• Placering af bænkene i lille gård, forslag om at rykke bænkene fordi der er larm fra dem der bruger bænkene. Dette er ikke gårdlaugets ansvar, se ordensregler fra gårdlauget. Beboere i gården kan selv rykke rundt på bænkene, placeringen er ikke gårdlaugets ansvar.

• Forpligtelser i Gårdlaugets Vedtægter ift VVS/Kloak udgifter: I Paragraf 3, nogle beboere mener at alt under jorden er foreningernes ansvar, mens andre fortæller at der gør en forskel om det er en aktiv eller ikke længere aktiv kloakrør, gårdlauget ser behov for en jurists indover for at afklare det.

Underskrift og dato:

• [Underskrift]

Referent: Marie Hoff, 27-06-2023

• [Underskrift]

Dirigent: John Larsen, 27-06-2023

Gårdlaugsmøde den 16. maj 2023 kl. 19.15

Deltagere: Ruth, Peter, Amelie, Mirella, Marie

Dagsorden

1. Rotteprojekt

● Der er blevet gravet og lukket hullet i kloak/rør, for at stoppe rotter i gården.

● Pga. gravearbejdet har der været nogle dage med problemer med rotter i gården og på terrasser, det burde stoppe nu hvor hullet er lukket.

● Gårdlauget er blevet gjort opmærksom på, at det muligvis ikke er gårdlauget, der har ansvar for projekter under jorden i gården, men at det i stedet er hver forenings ansvar. Gårdlauget undersøger dette nærmere.

2. Lampeprojekt

● Håndværkerne er gået i gang med at reparere lamperne, men de oplever problemer i processen og løsningen er ikke holdbar.

● Gårdlauget presser på for at de hurtigst muligt finder en bedre løsning.

3. Plantekasser

● Beboere viser interesse for de 11 plantekasser, der er sat op i gården.

● Der bliver afholdt et event den 22. maj hvor skolen og dagplejen går i gang med at så planter som er gode for biodiversiteten i nogle af kasserne.

● Der kommer et opslag på hjemmesiden snarest omkring proceduren for at skrive sig op til plantekasserne, hvis man er interesseret i at dyrke dem i denne sæson.

4. Bøgehæk

● Gartneren er gået i gang med at plante hæk ved foreningen A/B Wienholtz.

● Til efteråret vil bøgehæk i lille gård blive plantet.

5. Generalforsamling

● Indkaldelsen er sendt ud til administrator, som sender det ud til foreningerne, foreningerne skal selv sende det videre til alle beboere.

● Gårdlauget lægger også indkaldelsen op på hjemmesiden https://www.xn--grdlaug-amerikavej-4tb.dk/

6. Økonomi

● Afventer om gårdlauget skal betale for gravearbejde ifm rotte problemet

7. Opfølgning: Terrasse ud fra Amerikavej 4a

● Gårdlauget har haft snak med den pågældende beboer, og det er blevet besluttet at altanen skal fjernes, men at beboere gerne må beholde et stykke der går ud over skakten nedenunder og have det som et trappetrin fra lejligheden ud til gården.

8. Mattermost går over til betaling

● Gårdlauget skal finde en alternativ gratis kommunikationsplatform til gårdlaugets aktiviteter

● Der er fundet en alternativ platform som gårdlauget kan bruge

9. Evt

● Foreningen T2 har efterspurgt penge til køb af træbeskyttelsesmaling til cykelskur, som de vil male ifm en arbejdsdag. Pt. kan gårdlauget ikke give svar på om der er økonomi til det, det afhænger af omkostninger for rotteprojektet. Muligvis har en af de andre foreninger noget maling stående, som måske kan bruges. Gårdlauget vender tilbage hurtigst muligt efter generalforsamlingen i juni.

● Pico Pizza har spurgt om lov til at stille en pant container i gården, gårdlauget vurderer at der ikke er plads til en pant container i gården.

● Invitation til Sankt Hans den 23. juni i gården - kommer på hjemmesiden

● Legepladsen i lille gård skal vurderes af en legepladsinspektør ift om der skal laves nogle forbedringer

Deltagere: Peter, Amelie, Ruth, Mirella, Marie

1: Rotter og ny udgravning

● Det kostede 38.000 kr for udgravning sidste gang

● Vi har taget kontakt til dem, der gravede sidst, men de kan ikke tage ansvar for at der er kommet rotter igen

● Vi er nødt til at grave igen, det er gårdlaugets ansvar at få det gjort - krav fra kommunen

● Vil koste omkring 30.000 kr, mulighed for at dele betalingen op i flere betalinger.

● Arbejdet sættes i gang hurtigst muligt

2: Biodiversitet - vi har fået penge til projekt igen

● Fået penge igen fra Københavns biodiversitetspulje til at lave 11 plantekasser i gården ved amfiteatret

● Gårdlauget har taget kontakt til skolen og dagplejen og de vil rigtig gerne være med

● Projektet vil blive sat i gang hurtigst muligt i samarbejde med gårdens gartner

● Gårdlauget melder ud på hjemmesiden, når vi har en procedure for hvordan beboere kan blive del af plantekasserne - hold øje med hjemmesiden for mere info

3: Lamper og bøgehæk

● Starte ved foreningen Wienholtz med bøgehække her i foråret

● Der kommer bøgehæk i lille gård til efteråret

● Lamper:

- Efter møde har håndværkerne taget opgaven på sig med at reparerer lamperne, uden ekstra omkostning for Gårdlauget

- De støber lamperne på ny, med bøjler til lamperne (som de burde have brugt fra start af)

- Gårdlauget har påpeget den dårlige rådgivninger som de har fået undervejs i processen af håndværkerne

- Håndværkerne er gået i gang med forberedelserne

4: Terrasse ud fra Amerikavej 4a

● Har tidligere anmodet om at lave en udgang med trappetrin ned til gården, som gårdlauget har givet tilladelse til. I stedet har beboeren bygget en lille terrasse ude foran deres havedør i stuen, hvilket ikke var det, de havde fået tilladelse til.

● Gårdlaugets skulle have givet tilladelse til bebyggelsen forud for projektet

● Gårdlauget tvivler på at dette er lovligt og undersøger hvad reglerne specifikt er og vender tilbage til foreningen og beboeren

5: Vandhuller - skal de gøres forårsklar?

● Spørg gårdmanden om hvad vi kan gøre for at rense det op

● Vi overveje om det er muligt at installere en soldrevet pumpe, til at ilte vandet

6: Cykeloprydning

● Informer ejendomsservice om at den årlige cykeloprydning skal sættes i gang

● Når datoerne er på plads, sætter gårdlauget sedler op og deler små mærkater ud til de forskellige foreninger

7: Generalforsamling

● Dato for generalforsamlingen ændret til den 14. juni 2023 kl 18.30

● Revisor kan deltage på dagen

● Spørg dirigent på sidste møde, om han har lyst til at deltage igen i år

● Indkaldelse til generalforsamlingen sendes ud til alle foreninger inden den 24. maj

● Der er et bestyrelsesmedlem og suppleanter der ikke ønsker at genopstille, vi opfordre derfor beboere der er interesseret i at blive en del af gårdlauget om at melde sig

8: Sankt Hans den 23. juni

● Ikke kommet nogle forslag til musik eller optræden

● Overvejer at lave en fællessang i stedet

9: Evt.

● Gårdlauget er blevet gjort opmærksom på at deres vedtægter ikke er blevet opdateret med den nye fordelingsnøgle som blev vedtaget på generalforsamlingen i 2022, det vil blive opdateret og lagt op i en ny version

Næste gårdlaugsmøde er tirsdag den 16. maj kl 19.15

Referat af Gårdlaugsmøde 29. marts 2023

Deltagere: Peter, Amelie, Marie, Mirella og Ruth

Dagsorden:

Økonomi

● Ingen væsntligt ændring siden sidste møde.

● Månedlige betalinger: Gårdmand og snerydning/saltning lidt endnu.

Nye lamper

● Klage over opsætning af lamper:

- Gårdlauget har klaget over opsætning af nye lamper i gården, da udførelsen ikke er gjort odentligt, lamper er løse.

- Gårdlauget har undervejs i processen gjort håndværkere opmærksom på at lamprene ikke var ordenligt monteret, men fejlen er ikke blevet udbedret.

- Gårdlauget har møde torsdag den 30/3 med håndværkere og Københavns Ejendomsservice, samt en uvildig rådgivere, for at finde en løsning på problemet.

- Københavns Ejendomsservice har stået for at gennemføre projektet, har hyret håndværkerne og gårdlauget har betalt dem samlet for opgaven.

- De opsatte lamper er anbefalet som ejenet til opsætning i gården, af den elektriker som har været med til at montere dem.

- Gårdlauget håber på at kunne for udbedret fejlene ifm montering af lamper, uden ekstra omkostninger.

● To lamper er ødelagte i gården:

- Gårdlauget har fået tilbud på at få dem repereret eller udskiftet fra en elektriker via Københavns Ejendomsservice.

- Gårdlauget indhenter endnu et tilbud.

● Områder i gården uden lamper:

- Beboere i gården har gjort opmærksom på at der er meget mørkt på stien langs legeplads og sandkasse.

- Grunden til at man ikke har valgt at opsætte lamper her, er at de nye lamper er opsat der, hvor der var et eksisternede elnet, da det var en billigere løsning for lampeprojektet.

- Opsætning af lamper andre steder i gården, vil kræve en anden økonomi og andre overvejelser, da der ville skulle etableres et nyt elnet på disse områder, hvorfor det ikke er en prioritet fro gårdlauget pt.

Rotte problemer i gården

● Sidste år betalte gårdlauget for at få gravet og lukket rottehuller i gården.

- Københavns Kommune har igen påpeget at der er probelmer med rotter i gården og problemet kom fra det samme sted, hvor der tidligere har været gravet.

- Gårdlauget tager kontakt til dem der udførte gravearbejdet, for at undersøge om hullerne enten ikke er blevet ordentligt lukket eller om man ikke har fået lukket alle huller.

Generalforsamling

● Gårdlauget har generalforsamling den 31. maj 2023 kl. 18.30

- Revideret regnskab og dagsorden bliver udsendt i slut april.

- Gårdlauget opfrodre beboere, som er interesseret i gården til at stille op som supplanter i Gårdlauget ifm generalforsmalingen.

Sankt Hans

● Gårdlauget ønsker at afholde Sankt Hans i gården

- Gårdlauget har efterspurgt musikere/ optræden fra beboere i gården på facebook og via referat

- Børn er også velkommen til at optræde med noget

- Planer om at lave en sommerfest med aktiviteter for børn, bål og hygge i gården.

Evt

- Plante skal flyttes i foreningen A/B Wienholtz

- Hæk beplantning i hele gården afventer svar fra biodiversitetspulje

- Manglende referater fra 2022 og 2023 ligges op på hjemmesiden hurtigst muligt (forsinket pga sygdom).

- Generelt et problem med mange cykler i alle cykelskure i gården. Gårdlauget opfordre beboere til at overveje om de har cykler de ikke bruger som kan doneres/sælges/smides ud.

Næste møde 26. april 2023 kl 19.15

Referat Gårdlaugsmøde d. 1. marts 2023, kl 19

Deltagere: Laura, Mirella, Ruth, Amelie

1: Lysprojekt og lamper der går i stykker

Lamperne er sat dårligt op og vælter allerede og er løse. Lige fra starten er tømrer og elektriker blevet gjort opmærksom på problemet men de skyder skylden på hinanden. Vi skal nu kontakte både elektriker og kbh ejendomsservice som har formidlet elektrikeren til os til opgaven. Marie har forslået en officiel klage og bestyrelsen er enig. Ruth sætter et skriv til elektriker og kbh ejendomsservice og indkalder til møde her i gården for at kigge på det.

De to lamper som skal repareres mangler der stadig tilbud til og Amelie tager kontakt til kbh ejendomsservice for at endelig få gang i det.

2: Biodiversitet-ansøgning

Vi har fået endnu en ansøgning sendt af sted og håber at vi får godkendt puljen endnu en gang

3: Økonomi

Økonomien er stabil, Vinni efterspørger om man skal oprette sepearate konti til både biodiversitets projekt og lysprojektet? Amelie spørger revisoren om det er nødvendigt

4: Mattermost/Slack

Vi skal copy/paste informationer over fra slack til mattermost. Laura tager det første læs copy/paste arbejde og så kan vi fordele det noget mere på næste møde.

5: Sankt Hans og forslag til musik

Økonomien er lidt presset. Kender vi nogen som kan spille gratis? Vi efterspørger på Facebook – ”vi åbner scenen, nogen som har lyst til at optræde, gerne musik men også andet”. Vi laver lidt indslag selv også, såsom flødebollekastemaskine, popcornmaskine, dåsekast, mm

6: Generalforsamling

Dato til generalforsamling er onsdag d. 31. maj, kl 18:30

Til næste møde kan vi organisere indhold, hvem der er på valg, og udsendelse af indkaldelse

7. Eventuelt

Email fra beboer om ladcykler i cykelskur. Gårdlauget skal ikke lege politi over god og dårlig stil, der er ikke blevet brudt en regel så vi kan ikke gøre noget.

Referat gårdlaugsmøde d. 5. januar 2023 kl 19.30

Deltagere: Peter, Ruth, Amelie, Laura, Mirella, Karsten, Sanne, Marie

Dagsorden:

1: Økonomi Status:

Gårdlauget har haft store projekter i 2022, som har været omkostningsfulde

Lysprojektet i gården er betalt og blev inden for budget.

Der har været uforudset udgift til rotteprojekt i gården.

Afventer penge refunderet fra biodiversitetsprojekt.

Nødvendigt at spare lidt i Gårdlauget ift. nye projekter i 2023.

2: Snerydning:

Det nye snerydningsfirma gør deres opgave fint.

3; Lysprojekt:

● Har været et stort projekt for Gårdlauget at planlægge, finde økonomi til og få udført. Vi er glade for at det er lykkedes.

● Kommunikation mellem forskellige håndværkere på projektet har ikke været optimal i processen, hvilket har skabt ekstra arbejde for gårdlauget.

● Lamperne er fine, men monteringen er ikke løst specielt godt, tømrer siger at det er elektrikerens ansvar og omvendt siger elektrikeren at det er tømrers ansvar.

● Grus omkring lys er lagt for at stabilisere omkring lamper og sti og der vil senere blive plantet hæk der hvor der er grus.

● Tømrer var ikke nem at samarbejde med og krævede betaling indenfor 5 dage, hvilket ikke er holdbart for måden Gårdlauget arbejer på. Kommunikation endte dårligt og Gårdlauget ønsker ikke at samarbejde med ham igen.

● Gårdlauget går igennem lamper igen, for at se om nogle er løse og skal strammes.

● Mail fra beboer omkring, hvorfor der ikke er blevet lavet nye lamper i den ende af gården mod Amerikavej (ved fælleslokalet). Gårdlauget informere om at de to lys der ikke virker er defekte og de kan ikke reperares da de slå relæet fra i gården, hvis de sættes til. Gårdlauget er enig med beboer om at den del af gården er lidt mørkere og vil undersøge at få dem udskiftet når der er økonomi til det.

4: Opfølgning på Rotteprojekt:

● Håndværkere fandt en åben brønd der hvor de gravede og de ordnede problemet og lukkede hullet til igen. Gårdlauget troede at problemet var løst, men der er set rotter i gården igen.

● Gårdlauget vil fremover sætte lidt penge til side løbende for at have penge til evt. fremtidige rotteprojektudgifter.

5: Biodiversitetsprojekt - evt. ny ansøgningsrunde?

● Gårdlauget har lagt 2500 forårsløg ud i gårdens bede, som vil komme igen hvert år.

● God respons på biodiversitets workshops med børn og voksne.

● Forslag om insekttælling næste år, for at se om der er kommet flere insekter efter der er etableret nye bede og vandhuller.

● Gårdlauget vil gerne bruge biodiversitetsaktiviteter til at aktivere børn og voksne i gården.

● Gårdlauget overvejer at søge pulje igen til mere biodiversitet og nye ideer er velkommen inden marts, hvor der er ansøgningsfrist.

6: Evt.

● Gårdlauget vil lave en “året der gik” beretning, som bliver lagt på hjemmesiden, med de aktiviteter der har været afholdt, biodiversitets workshop, fastalavn, sommerfest, halloween, “usynlige arbejdsopgaver” som Gårdlauget udfører og om det stor projekt med lyset i gården.

● Mattermost kommunikation platfomr: Vi giver det et forsøg mere for at rykke den interne kommunikation fra Slack til Mattermost.

Næste møde: onsdage den. 1. februar 19.30, mødested følger.

Deltagere: Mirella, Ruth, Peter, Karsten, Amelie, Sanne
Lokation: D-ZOO

Dagsorden:

1. Evaluering Halloween

2. Opdatering lysprojekt

3. Hvordan kan vi være med til at bekæmpe skadelig/aggressiv/ubehagelig kommunikation i gården?

4. Opdatering rotteprojekt

5. Opdatering træerne i gården

6. Opdatering snerydning

7. Evt.

1. Stor succes, God stemning, mange møder op, både nye og velkendte ansigter. Skaber gode relationer.

2. Lys projektet er tæt på færdiggørelse, der mangler stadigvæk el til lamperne i Lillegård samt lamper ved cykelskure v. Amerikavej indgang og resten af storegård fungerer.

3. Hård og urimelig tone på FB gård gruppen, udsagn om konspiratorisk handlinger, og nepotisme. Amalie mand er ny admin, ny regelsæt er under udarbejdelse. Håndværkere bliver overfuset af beboer, hvilket uholdbart og slet ikke accepptabel, Alt dialog skal til Gårdlaug. Der skal laves skilte om dette så både håndværker og beboer forstår dette + post på gårdlaug sitet om dette tiltag.

4. Kommune rotteekspert mener at gården har et dødt rør. Foreningen er blevet truet med påbud. Så Gårdlaug har fået overdraget projektet. Vi får bud fra Tømmer (Flemming) på rørprojektet.

5. intet nyt

6. indhentet 3 tilbud, har modtaget 2 bud. Begge bud er betydelig lavere end den tidligere løsning. Gårdlauget vil forsøge sig med betaling pr. gang i stedet for sæson løsning.

7. Lucia event for gården søndag d. 11/12 , Børnehaven laver Lucia arrangement d. 9/12. Fremover vil event fra Gårdlauget, vil være ”Bring your own cup”

Næste møde d. 5 december

Deltagere: Mirella, Ruth, Peter, Karsten, Sissel, Amelie, Marie

Lokation: Online

Dagsorden:

1: Evaluering af online referat godkendelse

Alle enige om at det fungerede fint i sidste måned. Beslutning om at fortsætte med dette format. Referatet ligges op online påp hjemmesiden umiddlebart efter.

2: Økonomi

En del udlæg for biodiversitets projekt. Penge fra biodiveristetsprojektet kommer ind på kontoen når projektet er afrundet/afrapporteret.

3: Status rotte/kloak projekt

Undersøgelse af problemet er udført og kloakfirma har konkluderet at det vedrører Gårdlaugets rør og derfor overgår ansvaret til gårdlauget. Gårdlauget har kontaktet et kloakfirma, men har ikke fået svar om næste skridt endnu.

4: Status hegn- og lysprojekt i gården

Alle foreninger er gået med til at fjerne det røde hegn for at det kan lade sig gøre at sætte nye lamper op.

Foreningen A/B Wienholtz er en undtagelse, da de ønsker at beholde dele af det røde hegn som ikke har betydning for opsætning af lys i gården.

Der er snak om at plante bøgehæk i nogle foreninger i stedet for et nyt hegn - gartneren kan sende noget på skrift om hvornår en bøgehæk skal plantes.

Fra oktober af, går tømrer i gang med at tage det gamle hegn ned (skære af i stedet for at grave op) og elektrikerer går i gang med at sætte nye lamper op.

5: Status Biodiversitets-events

Skolen vil rigtig gerne være med - deltager med mange elever den 29/9. Events foregår i morgen torsdag den 29/9 og søndag den 2/10. Biodiversitet projektet skal afsluttes og afrapporters. Vandtanke til regnvand i gården mangler låg der passer - gårdlauget efterspørger en løsning fra STARK - fejl fra STARKs side med forkerte låg. Blomstereng ved Amerikavej blomster nu efter det har fået regn. Vandhuller ved pileflet hegn er blevet anlagt med sten og planter. Pileflet hegn i lille gård var blevet revet op i midt september, det vides ikke hvem der har gjort det. Medlemmer af gårdlauget har plantet pilen igen og flettet det sammen, men det ser ud til at være dødt. Det er ok for nu men vil nok ikke holde på sigt.

6: Træer der muligvis rådner i gården grundet forkert beskæring i gården, og en plan for hvad vi gør ved det. Enighed om at der skal gøres noget ved det, men der er ikke budget til det nu pga projekt med lys/lamper. Gårdlauget får en arborist ud og give en vurdering på tilstand og tilbud på hvad beskæring/fældning vil koste. Vurderingen er gratis og derefter kan gårdlauget budgettere til dette projekt.

7: Status sneservice i gården

Der er fundet en udbyder, som er kommet med et tilbud. Det skal sammelignes det med andre udbydere/ nye tilbud før der tages en beslutning.

8: Status gårdmand/gartner

Stor tilfredshed med gårdmand/gartner. Han planter nye planter og kommer med gode råd til Gårdlaugets medlemmer. Han ved ikke hvor han starter sin praktik, hvis det bliver på Sjælland kan han fortsætte som gårdmand/gartner, hvis ikke, stopper han.

9: Evt.

Overvejelser om at afholde Halloween, gentage success fra sidste år - seperat møde arrangeres.

Overvejelser om at afholde jule arrangement med Gløgg og julesange.

OBS omkring at Slack ikke længere gemmer alle gamle beskeder. Snak om at overgå til Mattermost https://mattermost.com/

Næste møde bliver onsdag den 2. november 2022 kl 18.30

Deltagere: Mirella, Ruth, Amelie, Peter, Sanne, Sissel, Marie

Lokation: Udendørs i gården

Dagsorden:

1. Godkendelse af referart fra mødet 15. juni
   ● Det er godkendt

2. Biodiversitetsprojekt status:
   ● Beplantning med vilde blomster i store gård:
   - Der er blevet plantet vilde blomster i store gård. Pga hedebølge ser de pt tørt og kedeligt ud. Gårdlauget snakker med gartneren ift. om der er noget man kan gøre for at det kan se bedre ud.
   - Via den nye hjemmeside vil gårdlauget kommunikere til alle, at have-konceptet “vild med vilje” tager tid at etablere, derfor vil der naturligt være en periode hvor det ser tørt og kedeligt ud.
   - Der er blevet set flere sommerfugle, humlebier og insekter i gården efter ny beplantning, fx sommerfuglen Det hvide C. Meget positiv udvikling.
   ● Så langt er vi ift. pileflethegn
   - Pilefletforløbet og hvordan vi afslutter korrespondance med forening vedr. hullet og processen. Kommunikationen har ikke fungeret så godt, bl.a. pga. sommerferie, men projektet er afsluttet.
   ● Planlægning af vand, sten og vandplanter i vandhullerne:
   - Pileflet hegn skal holdes lavt, så det ikke bliver til piletræer.
   - Vandhullet i midten af pilehegnet skal have sten, blomster og vand med cirkulation. Hegnet er etableret inden vandhullet af sikkerhedsmæssige grunde, hvilket vil gøre etableringen af vandhullet lidt vanskligt.
   ● Planlægning af de to efterårsevents
   - Der skal laves fuglehuse og insekthoteller, på to forskellige events. Det er ikke svært at lave, men der skal lave en form for formidling til deltagerne på eventet. Gårdlauget undersøger om gårdens institutioner også er interesseret i at deltage. Alle gårdens beboere kan deltage.
   - Gårdlauget efterspørger en person der ved noget om flora og fauna, som vil deltage som formidler til de to events. Dette kan evt. være gartneren, som har viden om dette og kender gården godt.
   ● Evt. Biodiversitetsbibliotek i gården, plancher med sommerfugle, hjemmehørende blomster e.a.
   - Ide om at opstille et lille “bibliotek” med informationer om insekter mm. Et sted hvor gårdens børn og voksne kan få inspiration til hvilke insektere de kan finde i gården, samt registrer hvilke insekter de har set. Kan evt. formidles videre på gårdens hjemmeside.
   - Ikke prioritet nu, kan være et mål for foråret 2023

3. Hjemmeside status
   ● Den er oppe at køre
   www.gårdlaug-amerikavej.dk
   ● Alle dokumenter skal lægges op i et digitalt format, ikke i PDF format
   ● Vedtægter er i et format der ikke kan digitaliseres, gårdlauget finder en løsning, så vedtægterne også kommer til at ligge på hjemmsiden.
   ● Der vil blive informeret om den nye hjemmside via facebook og opslag i gården.
   ● Alle fremtidige referater kommer til at ligge på hjemmesiden.

4. Undersøgelse af kloak ved Amerikavej 14.
   Vi skal se om fejl i rør tilhører forening eller gårdlaug.
   ● Undersøgelse er sat i gang, ift at finde ud af hvor ansvar for fejl ligger. ● Københavns Kommune er inde over.

5. Status hegn og lysprojekt ● Lamper er bestildt, lysmand er bestildt.
   ● Tømrer er fundet der kan lave hegnet.
   ● Projekt af høj prioritet, det sættes i gang hurtigst muligt.

6. Status Økonomi
   ● Rabat på gravearbejde, halveret ift hvad der var budgetteret.
   ● Pilefletregninger er betalt.

7. Status referat generalforsamling
   ● Miskommunikation omkring underskrift og videresendelse efter generalforsamlingen. Det er nu på plads og kommer på hjemmesiden hurtigst muligt.

8. Status gårdmand/gartner ● Nuværende gartner skal i lære ifm hans uddannelse og kan derfor ikke fortsætte som han plejer. Gårdlauget er glade for hans arbejde og undersøger om han har mulighed for at kunne have gården som et bijob. ● Hvis der skal findes ny gårdmand/gartner, kræver det en der kan udfører både gårdmand og gartner opgaver. Gårdlaugets har forskellige forslag til andre vi kan spørge, hvis nuværende gårdmand ikke kan blive.

9. Planlægning af snerydning
   ● Tidligere firma var alt for dyrt
   ● Finde et billigere tilbud - ringe rundt og få tilbud.
   ● Evt. koble det op på en af foreningernes snerydningsaftaler
   ● Gaden er foreningernes ansvar, gårdlauget har ansvar for stierne inde i gården.

10. Evt.
    ● Gårdlauget gennemlæser odensregler inden næste møde - ift evt. forslag til ændringer i tekst for at gøre det mere klart. de kan ses her: https://www.xn--grdlaug-amerikavej-4tb.dk/dokumenter
    ● Forslag til udskiftning af sand i sandkassen, det sættes på dagsorden til næste møde
    ● Forslag til at undersøge hvad gårdlauget har ansvar for ift vedligehold af bordebænkeset i gården - er det foreningernes eller gårdlaugets bordebænkesæt?
    ● Sikkerhed/risiko vurdering af træer i gården ønskes, ifm at nogle træer har været beskåret forkert tidligere. Punktet tages op på næste møde.

Næste mødedato:
28. september 2022.

Lokation: Designer Zoo

Til stede: Mirella, Karsten, Ruth, Laura, Sissel, Marie, Peter

Afbud: Amelie, Sanne

Dagsorden

1. Godkendelse af dagsorden: godkendt

2. Valg af referent: Ruth

3. Konstituering af gårdlaugets nye bestyrelse:
   • Sekretær: Marie
   • Økonomie-/regnskabsansvarlig: Amelie
   • Forperson: Mirella

4. Økonomi
   Status udgår, da Amelie ikke deltager – udskydes til næste møde

5. Status på projekter
   5.1 Ny hjemmeside (Peter): Peter skal have købt nyt abonnement, men regner med at gå live snarest (slut juni)
   
   5.2 Dørpumpe (Mirella): Den almindelige dørpumpe er nu genetableret efter lang tids korrespondance og forhandling.
   
   5.3 Nyt altanprojekt:
   • Der foreligger endnu ikke nogen plan for projektet.
   • Foreningen har fået afslag på at have håndværkervogne stående på Vesterfælledvej, som derfor skal etableres i gården. Der skal gennemføres dokumentationsarbejde inden. Laura tager billeder.
   • Amelie og Laura er primus motor/”projektledere” for projektet.

   5.4 Biodiversitet:
   • Vi har fået tilkendt 42.000 kr. Det meste er sat i gang allerede (ny beplantning i gården med frø fra Danmarks Naturfredningsforening). Der skal afholdes workshops til efteråret: én om insekthoteller og fuglehuse, én med en naturvejleder. Der skal købes ind (indkøb skal afsluttes inden december).
   • Der skal laves pileflet omkring vandbaljer. Sissel (som er i gang med en uddannelse som anlægsgartner) kontakter firmaet, der kan levere pileflet. Der er sat 3.200 kr. af i budgettet til levende hegn.
   • Vandtønder skal sættes op ved cykelskurene. De er indkøbt (Amelie ved, hvor de står). Karsten sørger for at sætte dem op.
   • Sissel, Amelie og Mirella er primus motor på projektet.
   • Ruth laver en kanal til biodiversitet.
   
   5.5 Sankt Hans:
   • Et lille ensemble fra Københavns Bachkor synger koncert i gården den 23. juni kl. 17.45. Mirella sætter opslag op i gården i weekenden.
   • Karsten køber brænde i Silvan.
   
   5.6 Lys
   Der skal findes en projektleder for lysprojektet, da det er et større projekt.
   • Det røde hegn: Det vedligeholdes ikke. Skal det blive? Skal det væk? (Vi skal have fritstående lamper.) Lillegård er med på at fjerne hegnet. Wienholtz hælder til at bevare hegnet. Hvis hegnet bliver stående, skal det være den enkelte forening, der står for vedligeholdelsen bagefter.
   • Indsamle idéer og udarbejde forslag til alternative former for hegn
   • Lyset skal helst være klar til efteråret
   • Amelie, Peter og Mirella er primus motor på lysprojektet.
   • Der skal laves elmåler, der måler elforbrug specifikt for belysning i gården, så Mirellas forening ikke længere står for elregningen.

6. Evt
   • Peter: Gårdmanden har brugt vand fra Wienhotz, hvilket er imod aftalen og også er blevet påtalt. Gårdmanden forsikrer, at det ikke sker igen. Kan vi sætte en måler på en vandhane, hvor den pågældende forening kompenseres for forbruget? Karsten har en vandhane, som han midlertidig stiller til rådighed.
   • Peter undersøger, om gartneren må luge ukrudt i Wienholtz.

Næste møde:

Onsdag den 17. august kl. 18.30

Gårdlaug Generalforsamling 2022
Hent referat